本日は ◆ビジネス、営業系
仕事が10倍速くなる 事務効率アップ術 オダギリ 展子
￥ 1,365 フォレスト出版 (2010/1/21)
整理術などとは違う。コピーやファイリングなど、会社における
事務作業について書かかれている。その点に、興味を持って読ん
だ。
・デスク周り
決済箱、トレーを用意しよう。自分宛の書類はすべてその中に入
れてもらうことにする。書類を受け付ける窓口を一つにすること
で、机の上の散らばりが防げる。
モノの置き場所は一定にすること。探す手間は省く。また、必要
な情報は一覧にし、A4の紙に印刷するなどして見える場所に置く。
会社の所在地、電話、FAX、取引先の電話番号など。
・コピー、FAX
仕事の効率化が叫ばれている。その際に、ぜひ見直してもらいた
いのがコピー、FAXなどの作業ミスだ。
ミスをすればフォローする時間がとられる。この時間は無駄で、
これをなくして仕事に集中できれば、かなりの時間の短縮化が可
能になる。
コピーをする際気をつけてもらいたいのは、写らない場所がある
ということ。紙の端のほうは印刷がされない。日付や名前、大事
な情報が漏れないよう、あらかじめサイズに気を配ろう。
美しいコピーをとることも心がけたい。何度も複写したものは、
斑点や線が写ることがある。よく使う書類は原本を作っておき、
それをコピーするようにしたい。
蛍光ペンの黄色を使うとよい。この色はコピー機では印刷がされ
ない。原本に、蛍光ペンで印をつけておくと利用がたやすくなる。
FAXを使うとき、注意したいことがこちら。
あて先、送付枚数の確認。ふせんがついていないか。ステープ
ラーの針はちゃんと取ったか。用紙の裏表は間違っていないか。
こうしたミスを、フォローする手間を作らないように。
・ファイリング
ファイルには、わかりやすいタイトルをつける。外側に記載し、
同時に開始日と巻数も書き入れておくとよい。たくさんの人が使
うので、ファイルは耐久性のあるもの。タイトルを書く筆記用具
は耐水性のあるもの。
書類をとじる際は、ファイルの大きさに合わせて印刷を調整しよ
う。縮小機能を使って、とじ穴の余白を残すように。
面白い書類の管理法を見た。ある人は、自分が決済する書類（こ
の場合は注文書）を、切り取ってその経緯がわかるようにする。
一つの処理が済んだら、書類の角を切り取るのだ。発注が終わっ
たら右下の角、入金確認が済んだら左下の角、といった風に。
作業の進捗が目で見えて、能率的だった。
ベテランさんから見るとどうなのかな。割と基本的なことが多い
ように思う。はあ、こりゃこりゃすごいや画期的、という印象は、
私は持てなかった。
でも新人さんにとっては、とてもいい本なんじゃないかな。特に
コピーのとり方なんて、こういう指導はなかなかできないんじゃ
ないだろうか。
イラストも多い。文章もやわらかく、わかりやすいのでありがた
い。頼もしい先輩みたいな一冊だ。
